E-link Nieuwsbrief #3

Sinds enkele maanden werkt de stad hard aan het project E-Link, een groot intern digitaliseringsproject. Dankzij E-link zullen we binnenkort met zijn allen administratief eenvoudiger kunnen werken. De laatste nieuwtjes en belangrijke info kan je terugvinden in de nieuwsbrieven. Wat is het? Wat betekent E-link voor jou? Wanneer begin je zelf te E-linken?

Bye bye papieren post, welkom digitale brief!

Eén van de eerste veranderingen die op til staat, is de postregistratie. Vanaf nieuwjaar worden alle brieven die binnenkomen, ingescand en in een digitaal dossier bewaard. De originelen blijven centraal bewaard. De verantwoordelijke van de dienst krijgt een mailbericht, klikt op de link en kan daar de ingescande brief lezen en verwerken in een digitaal dossier. Met dit systeem kan je gemakkelijk alle documenten samen bewaren en opzoeken. Een aantal diensten en de onthaalbalies zullen ook zelf hun post kunnen inscannen zodat er geen onnodige tijd verloren gaat met het over en weer brengen van brieven.

Nieuwe postregistratie, nieuwe productencatalogus

Alle stadsdiensten kregen enkele maanden geleden de vraag om hun ‘productencatalogus’ op te lijsten. Deze catalogus wordt gebruikt om inkomende brieven toe te wijzen aan een dienst en dan te verfijnen op thema. Het grote voordeel hiervan is dat er veel minder fouten zullen voorkomen bij de toewijzing van de post, je moet immers niet meer weten wat een dienst allemaal doet en wie er werkt om post correct door te geven.

Hoe zit dat in elkaar?

Stel: Een kok stuurt een brief naar de stad voor een vergunning van een nieuw restaurant. De brief wordt ingescand bij de dienst bestuurlijk beheer. De medewerker klikt in het postregistratiesysteem aan dat het gaat over ‘Horeca’. Vervolgens kan hij verder verfijnen op ‘Vergunningen’. De brief wordt automatisch toegewezen aan de dienst Economie en krijgt een archiefcode mee. De collega van de dienst economie krijgt een mail met link naar de brief en kan aan de slag in het dossier.

Het lijkt simpel, en dat is het ook!

Een goede productencatalogus betekent dus een enorme tijdswinst:

• de brieven worden automatisch aan de juiste medewerker bezorgd
• er wordt meteen een archiefcode aan gekoppeld
• de brief komt terecht in een digitaal dossier

In het digitaal dossier kan door meerdere diensten samen worden gewerkt als dit nodig is.
Je brieven gaan trouwens nooit meer verloren! Met een eenvoudige zoekfunctie kan je door al je brieven op zoek gaan naar die ene brief.
Je antwoordbrief kan worden gekoppeld aan de binnengekomen brief, zodat je altijd weet wat en wanneer er geantwoord is.
Bovendien worden de gegevens van de briefschrijver digitaal geregistreerd, zodat je die niet meer hoeft in te voeren of op verschillende plaatsen bewaren met risico op fouten.
Met E-link kan je in de toekomst ook tekst uit je inkomende brieven kopiëren en plakken zodat overtypen tot het verleden zal behoren.
En als kers op de taart zal je in een latere fase ook ontwerpbesluiten kunnen toevoegen aan je digitaal dossier.

Blije bomen

De medewerkers van de afdeling bestuurlijk beheer werden nauw betrokken bij het opzetten van het nieuwe systeem. Guy Van Dam en Ingrid Van Aerschot zijn alvast enthousiast: “Het nieuwe postregistratiesysteem binnen E-Link zal een heuse verandering betekenen voor onze werking. Tot nu toe worden alle poststukken centraal ingeschreven en dan bedeeld met de bodes. In het nieuwe systeem wordt het eenvoudiger om brieven in te brengen en toe te wijzen aan de diensten. Ook binnengekomen mails uitprinten om ze dan in te scannen behoort dan gelukkig tot het verleden. Niet alleen wij, maar ook de bomen zullen blij zijn!”

De timing

• Oktober 2010: start nieuw postregistratiesysteem bij de pilootdiensten Financiën, Bestuurlijk beheer en Lokale economie
• Nieuwjaar: nieuwe postregistratiesysteem bij alle diensten

Meer info over E-link?

Wil je meer informatie ga dan naar het intranet. Op de hoofdpagina vind je alle informatie. Je vind er informatie over de productencatalogus, een powerpointpresentatie, info van de kick-off en de voorgaande nieuwsbrieven.

• Evenementenkalender >