Elke gemeente is verplicht om jaarlijks een geactualiseerde vermoedenslijst op te stellen van leegstaande en/of verwaarloosde bedrijfsruimten met een oppervlakte van minstens 5 are. Deze lijst moet vóór 1 maart van elk kalenderjaar worden bezorgd aan het Departement Omgeving, afdeling ‘Gebiedsontwikkeling, omgevingsplanning en projecten’.
Voor Stad Mechelen wordt de lijst als volgt samengesteld:
- Eigenaars van bedrijfsruimten die reeds geregistreerd zijn, ontvangen een aangetekende zending met een technische fiche. Hierin werden de beschikbare gegevens meegedeeld, met de vraag om eventuele wijzigingen door te geven aan de dienst Economie. Indien er wijzigingen werden gemeld, voert de administratief medewerker, verantwoordelijk voor de opvolging van leegstand, een plaatsbezoek uit om de situatie ter plaatse te beoordelen.
- Bedrijfsruimten waarvan de dienst Economie vermoed dat ze in aanmerking komen voor opname op de Vlaamse Inventarislijst, worden bezocht door de administratief medewerker. Tijdens deze bezoeken worden de nodige vaststellingen gedaan om een correcte beoordeling te kunnen maken.
In het kader van Openbaar onderzoek wordt jaarlijks in de maand september een uittreksel van de inventaris geregistreerde bedrijfsruimten (gelegen op haar grondgebied) aan de stad Mechelen bezorgd. Dit uittreksel moet ter inzage op de website gepubliceerd worden gedurende 10 dagen en dit voor 1 oktober van het desbetreffende kalenderjaar.