Heb je vragen over het organiseren van een evenement?

Het nieuwe reglement en aanvraagformulier vind je op deze website. Een belangrijke wijziging is bovendien dat alle aanvragen die vanaf 1 juli 2014 ingediend worden volledig  bij ons moeten zijn ten laatste 12 weken voor de fuif (incl. rittenroosters, mobiliteitsanalyses, enz.).

Model inrichtingsplan, grondplan
Grondplan: Plan van de plaats van de evenement.

Op het grondplan moet minimaal aangeduid zijn:

  • legende
  • schaal: bv 1cm=1m
  • alle opstellingen:
  • tenten, chalets, kraampjes
  • kookstanden
  • kraamwagens of containers om te koken
  • kraamwagens of containers met dranken
  • kermisattracties
  • barbecue
  • groot scherm: mobiel/gemonteerd
  • tribunes
  • opblaasbare boog
  • bruggetje/loopbrug
  • verwarming
  • brandstofvoorraad
  • stroomvoorziening
  • geluid/regie
  • lichteffecten/slingers
  • regie en projectietoren/luidsprekersboxen
  • voldoende uitgangen
  • voldoende blustoestellen
  • materiaal van de tent is aangegeven

Voorbeeld grondplan

Inplantingsplan
Plan van plaatsen rond om het evenement.

Op het inplantingsplan moet minimaal aangeduid zijn:

  • legende
  • schaal: bv 1cm=1m
  • alle opstellingen
  • vrije doorgang en de afmeting
  • 4 m vrije doorgang voorzien voor motorvoertuigen van hulpdiensten
  • omgeving is weergegeven: straten, gebouwen,…

Inplantingsplan

Er zijn heel wat sites waar u ivm duurzaamheid informatie kan vinden.

Hier een opsomming van de interessantste:

Algemeen

  • het staat elke organisatie vrij al dan niet de kosten van vrijwilligers te vergoeden
    • de vrijwilliger heeft geen recht op een vergoeding, het bestuur neemt de beslissingen autonoom of in overleg, naargelang de organisatiecultuur
    • in de informatienota moet duidelijk vermeld staan welke kosten vergoed worden en volgens welk systeem, zodat er geen misverstanden ontstaan
    • als afspraken wijzigen, moet iedere belanghebbende vooraf verwittigd worden (conform de geest van de wet)
  • er moeten geen belastingen betaald worden, geen fiscale fiches opgesteld en er moeten geen bijdragen voor sociale zekerheid betaald worden als de vrijgestelde maxima worden gerespecteerd (zie onderaan)
  • ook uitkeringsgerechtigden mogen een kostenvergoeding ontvangen zonder verlies van hun vervangingsinkomen (zie ook onder formaliteiten)
  • de vergoedingen moeten in de boekhouding geregistreerd worden als werkingskosten en niet onder A62 (personeelskosten)
  • occasionele vergoedingen in natura worden toegestaan

Forfaitaire kostenvergoeding

  • kosten die (verantwoord) geraamd worden en waarvoor geen bewijzen nodig zijn
  • de tarieven moeten vooraf vastliggen en vermeld staan in de informatienota
    • er gelden bovengrenzen (index dd 01/01/14)
      • € 32,71 maximum/dag/vrijwilliger
      • € 1.308,38 maximum/jaar/vrijwilliger
    • de administratie van de belastingen vraagt dat organisaties een nominatieve lijst/jaar bijhouden, op papier of digitaal, met per dag(deel) of opdracht het bedrag van de vergoeding:
      • datum
      • omschrijving opdracht
      • bedrag
      dit alles conform de kostennota's van de vrijwilligers en onderaan het totaal/vrijwilliger/jaar
      • als je per vrijwilliger een algemene rekening voorziet in de boekhouding, kan je de historiek daarvoor gebruiken
      • een schrift met een pagina per vrijwilliger, een tekstdocument of een rekenblad kunnen ook dienst doen
    • voor de boekhouding volstaan een bankverrichting of ontvangstbewijs, te boeken onder werkingskosten, dit alles conform de informatienota en de nominatieve lijst

Reële kostenvergoeding

  • kosten die bewezen moeten worden met tickets e.d. of kostennota's voor km-vergoedingen
    • deze zijn onbegrensd, maar buitensporige bedragen worden niet aanvaard
    • de max. kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen met de eigen wagen, motorfiets of bromfiets bedraagt € 0,3461/km vanaf 01/07/13
      • elke organisatie bepaalt zelf welke km's, aan wie en aan welk tarief, worden terugbetaald - als de vergoeding berekend wordt op basis van de afgelegde kilometers, wordt ze beschouwd als een terugbetaling van werkelijke kosten (een hogere vergoeding mag alleen mits bewijs van de extra kosten)
    • de organisatie bewaart de bewijsstukken voor de boekhouding en registreert aan wie de kosten werden terugbetaald (kan van belang zijn voor de taxatiedienst, cfr de omzendbrief)
    • een bewijsstuk voor de km-vergoeding per dag, week of maand bevat minstens:
      • naam
      • dag
      • van/naar
      • reden verplaatsing
      • aantal kms
      onderaan totaal maken van de kilometers en vermenigvuldigen met de afgesproken km-vergoeding = "te betalen bedrag"
    • lokale besturen moeten voor de RSZPPO een nominatieve lijst bijhouden waarin per kalenderjaar voor elke vrijwilliger de vergoedingen vermeld worden, ook voor de reële kosten

Combinatie forfaitaire kostenvergoeding en vervoerskosten

De twee kostenvergoedingssystemen (forfaitair en reëel) mogen niet gecombineerd worden, in hoofde van één vrijwilliger, per kalenderjaar, met uitzondering van:

  • naast een forfaitaire kostenvergoeding, een beperkte terugbetaling van vervoerskosten. 
    De extra vergoeding van verplaatsingskosten, zowel het gebruik van openbaar vervoer, de eigen wagen of fiets mag maximaal 2000x de kilometervergoeding (voor de auto) bedragen.
    voorbeeld
    • 50 ritten van 15 km h/t = 1.500 km à 0,25/km = € 375
    • 50 trainingen forfaitair à 20/dag = € 1.000 (bv voor kleding, sportmateriaal, lunch, gsm, ...)
    • totaal = € 1.375, dat ligt boven het forfaitair max/jaar maar is wettig omwille van de toegelaten combinatie forfaitair en vervoerskosten.
    De vrijwilliger moet zelf waken over het niet mengen van beide systemen én de maxima die hij mag ontvangen, want een organisatie weet alleen wat zij vergoedt en niet wat de vrijwilliger eventueel elders ontvangt.

Terwijl SABAM de rechten van auteurs beschermt, is de billijke vergoeding bestemd voor de producenten en uitvoerende artiesten van muziek.

Door de auteurswet van 30 juni 1994 moet je niet enkel betalen voor de auteur of componist maar hebben ook de uitvoerende muzikanten recht op een vergoeding als opnames waar zij aan meewerkten afgespeeld worden op radio, in cafés, op openbare plaatsen, op fuiven... Uradex is de beheersvennootschap die de rechten van uitvoerende muzikanten beheert, Simim behartigt de rechten van de platenmaatschappijen of de producenten. Outsourcing Partners nv int de rechten. De repartitie wordt 50/50 verdeeld onder Uradex en Simim.

Aangezien het gaat om rechten van uitvoerende muzikanten, moet je alleen billijke vergoeding betalen als je een bestaande opname afspeelt. Als je dus alleen maar een concert organiseert en geen muziek draait in de pauzes of na het concert, volstaat het om enkel SABAM te betalen Jeugdhuizen of uitbaters van polyvalente zalen kunnen kiezen voor een jaartarief. Als er geko-zen wordt voor het jaartarief ‘dans’, dan zijn alle activiteiten gedekt in die ruimte, ook de acti-viteiten van de huurders. Als je een zaal huurt, dan informeer je dus best of de billijke vergoe-ding reeds betaald werd, en welk tarief (zonder drank, drank, dans) er betaald werd.

Heeft de zaaluitbater niet betaald, of vindt je evenement plaats in een tent of in openlucht, dan moet je een aanvraag doen bij Outsourcing Partners. Hoeveel je moet betalen, is niet alleen afhankelijk van het soort activiteit (zonder drank, drank, dans) maar ook van de oppervlakte. Bij fuiven wordt er ook rekening gehouden met de hoogste inkomprijs.

De aangifte moet minstens 5 werkdagen vóór de aanvang van de activiteit in het bezit zijn van de beheersvennootschappen. Je moet betalen vóór de aanvang van de ac-tiviteit.

De aangifteformulieren kan je downloaden via www.bvergoed.be. Voor tijdelijke activiteiten kan je via www.ikgebruikmuziek.be rechtstreeks je aangifte doorgeven. Hier kan je ook nagaan voor welke locaties er een jaartarief werd betaald. Let wel op, de website geeft niet altijd de juiste resultaten. Informeer dus steeds eerst bij de zaalverhuurder welk jaartarief reeds werd betaald.

Als je in het openbaar muziek laat horen (live of opgenomen) dat behoort tot het beschermde wereldrepertorium, dan moet je SABAM betalen. Je moet SABAM betalen wanneer je muziek laat horen (live of opgenomen) die behoort tot het beschermde wereldrepertorium. Ook als het gaat om een privéfuif of als je geen inkom vraagt, moet je SABAM betalen. Alleen voor 'kosteloze mededelingen in familiekring' moet je geen toestemming aanvragen en ben je ook geen rechten verschuldigd. Wel oppassen, 'familiekring' wordt eng geïnterpreteerd.

Je betaalt een forfait volgens een bepaald tarief. Voor een fuif is dit het tarief nr. 105 (bals, gala’s, TD’s, party’s, fuiven, feesten, karaoke). Hoeveel je precies betaalt, wordt o.m. bepaald in functie van de grootte van de zaal, de prijs van de meest gevraagde consumptie, de gevraagde inkomprijzen... De in rekening genomen inkomprijs is steeds de gemiddelde inkomprijs die wordt gevraagd. Als er slechts een gedeelte van de zaal wordt gebruikt (door panelen afgescheiden), dan meld je dit best, want het kan invloed hebben op het forfait dat je moet betalen.

Het basistarief voor fuiven is 10% van de bruto-ontvangst. De bruto-ontvangst omvat elke som die je vraagt (entreekaart, tombolabiljet, steunkaart…) plus de directe of indirecte sponsoring.

De minimum SABAM-bijdrage kan echter nooit lager zijn dan 10% van het bedrag van de uitkoopsom. De uitkoopsom is het totaal van alle bedragen die je als organisator verschuldigd bent voor het op- of uitvoeren van het programma (de gage van de dj’s en de groepen die komen optreden). Bij grotere fuiven vraagt SABAM om de inkomsten aan te geven, dan betaal je 10% op de ontvangen entreegelden.
Je vindt de tarieflijsten op de website van SABAM en onderaan deze pagina.

TIP: Bereken vooraf online hoeveel je zal moeten betalen via de tariefsimulator op de website van SABAM.

Formulieren en betaling in orde brengen

  • Je verstuurt de "Aanvraag tot toelating" volledig ingevuld en ondertekend via mail, fax of post - of brengt dit online in orde via E-licensing - minimum 10 dagen vóór de datum van de fuif.
  • Je verstuurt de “Opgave van uitgevoerde werken“ volledig ingevuld en ondertekend door de verantwoordelijke van de muziek via mail, fax of post ten laatste 8 dagen na de manifestatie;
  • Je verstuurt, indien gevraagd, de "Opgave van ontvangsten" volledig ingevuld en ondertekend via mail, fax of post ten laatste 8 dagen na de manifestatie;
  • Je betaalt binnen de gestelde termijn de rechten naargelang het tarief dat van toepassing is

Organiseer je een evenement en zit je met de handen in het haar ivm mobiliteit? Weet je echt geen raad met dit fenomeen?

Neem dan even een kijkje op www.mobiwijzer.be

De Vlaamse Stichting voor Verkeerskunde stelde deze tool op om organisatoren te ondersteunen op dit vlak.

Je kan een paar vragen beantwoorden en zo een mobiliteitsplan uitwerken. Je krijgt een idee van de kosten, voordelen, maar ook enkele praktische tips worden meegeven.