Hoe schrijf je helder, actief en begrijpelijk?

Voorkom moeilijke woorden, jargon en afkortingen

Verschillende studies bevestigen dat niemand graag moeilijke woorden en ingewikkelde zinnen leest. Ongeacht of je nu een diploma middelbare school of een dubbele doctoraatstitel hebt. Ze maken je tekst lastig leesbaar. Voor iedereen.

Vermijd

• moeilijke woorden, zoals accorderen, discrepantie, realiseren. Controleer of je woord te moeilijk is via ishetb1.nl. Heb je geen alternatief? Leg het woord dan uit in je tekst.
• jargon, zoals beleid, participeren, portefeuille. Ook hier vind je via ishetb1.nl vaak een goed alternatief. Zo niet, leg het woord dan uit in je tekst. 
• ouderwets taalgebruik, zoals derhalve, desalniettemin, doch. Gewoon niet doen, veel lezers vinden het lachwekkend als je dat soort woorden gebruikt.
• buitenlandse woorden, zoals manager, teamleader of assets. Nederlands is onze voertaal, dus spreek over leidinggevende, ploegbaas en bedrijfsmiddelen. Gebruik alleen leenwoorden waar wij geen Nederlands woord voor hebben, zoals computer, burn-out en e-mail.
• afkortingen, zoals d.w.z., ca., enz., etc., excl., incl., i.p.v., m.a.w., nl., o.a., in een doorlopende tekst. Afkortingen verstoren gemakkelijk de communicatie omdat ze niet begrepen worden of dubbelzinnig zijn. Of je tekst maakt er snel een overhaaste en technische indruk door. Schrijf afkortingen daarom bij voorkeur voluit. Andere afkortingen schrijf je eerst voluit met de afkortingen tussen de haakjes erachter. Bijvoorbeeld: team Info & Doorverwijzing (ID-team), dienst Strategie & Ontwikkeling (STRO). Bij ingeburgerde afkortingen zoals ldc, btw en wzc hoeft dat niet.

Voorkom gevoelige en te vermijden woorden

Sommige woorden gebruik je beter niet omdat ze gezien worden als denigrerend of beledigend. Die woordenlijst evolueert de hele tijd, net als onze taal. Woorden die eerder als neutraal beschouwd werden, kunnen soms een negatieve lading krijgen en omgekeerd.

Wij kozen ervoor om zelf geen woordenlijst op te stellen, maar volgen hierbij de richtlijnen van de VRT. De woordenlijst van de VRT wordt regelmatig herbekeken of bijgestuurd.

Benoem zaken en personen, schrijf duidelijk en direct

Actief schrijven betekent ook dat duidelijk is wie wat doet. En dat je dingen concreet maakt. Doe de moeite om een datum, naam of bedrag op te zoeken. En vermijd altijd ‘worden’ en ‘men’.

Bijvoorbeeld:

Schrijf persoonlijk: ik, wij, u of jij

Verplaats je in de positie van de lezer. Ga in je tekst niet uit van jezelf of de stad, maar van de Mechelaar die de zinnen te lezen krijgt. Zo verschuift het zwaartepunt van je tekst en stel je de lezer centraal.

De truc is erg simpel:

• wij sturen je = je krijgt
• wij verzoeken je / ik verzoek je = wil je
• wij adviseren je / ik adviseer je = je kunt
• wij gaan akkoord = je mag

Gebruik ‘ik’ en ‘wij’

Je gebruikt eigenlijk nooit ‘Stad Mechelen’, ‘directie X’, ‘afdeling Y’ of ‘team Z’. Behalve in persberichten, dan schrijven we over Stad Mechelen in de derde persoonsvorm en hebben we het over de medewerkers van de stad, een bepaalde afdeling of een bepaalde dienst. Durf ook ‘ik’ gebruiken als je je zelf persoonlijk tot de lezer richt, bijvoorbeeld door een e-mail te beantwoorden.

U of jij?

Spreek de lezer altijd aan met ‘je’. Bij juridische en financiële zaken (boetes, belastingheffingen, vorderingen) communiceren we wel in de u-vorm omdat we daarmee een zekere afstand bewaren ten opzichte van de lezer.

Zinsbouw

Hou zinnen kort

Schrijf bij voorkeur in korte zinnen. Die zijn scanbaarder. En vlotter te lezen dan lange. Probeer max. 1 boodschap of idee per zin te brengen. Wissel wel kortere en langere zinnen af. Dat voorkomt dat de tekst onnatuurlijk aanvoelt.

Bijvoorbeeld:

Begin je zinnen af en toe met een voegwoord

De oude schoolmeestersregel dat een zin niet mag beginnen met een voegwoord geldt in heldere taal niet. Heldere taal is verzorgde spreektaal. En daar mag dat wel.

Te gebruiken voegwoorden:

• en
• maar
• ook
• omdat
• dus
• als
• want

Daarnaast zijn er goede redenen om je zin bijvoorbeeld eens te laten beginnen met ‘en’. Want een zin die met ‘en’ begint, krijgt meer nadruk.

Bijvoorbeeld:

Door de twee voordelen over twee zinnen te verdelen, krijgen de afzonderlijke argumenten meer nadruk.

Leestekens

Wel

• Punten
• Komma’s: Gebruik komma’s vooral in opsommingen in een doorlopende tekst. Vermijd komma’s in lange zinnen. Splits daar liever de zinnen op en gebruik een punt.
• Vraagtekens
• Dubbele punten
• Percentagetekens

Vermijd

• Aanhalingstekens: Gebruik alleen dubbele aanhalingstekens bij citaten en enkele aanhalingstekens bij eigennamen zoals de titel van een boek, een liedje of een voorstelling.
• Uitroeptekens: gebruik een uitroepteken zo min mogelijk. Je gebruikt dat eigenlijk alleen als iemand iets roept of een heftige emotie voelt. Bijvoorbeeld wanneer iemand heel blij, boos, bang of verbaasd is.

Geen

• Haakjes
• Gedachtenstreepjes
• Sterretjes (asterisk)
• Ampersand (&)

Schrijf positief en voorkom ontkenningen

Je woordkeus bepaalt voor een groot deel hoe de boodschap overkomt en hoe de lezer die waardeert. Als mensen de woorden ‘geen’, ‘niet’ of ‘zonder’ lezen, gaan ze aan je tekst vaker een negatief gevoel overhouden. Kies daarom zoveel mogelijk voor een positieve schrijfstijl. Kijk en vergelijk:

Schrijf wat je wilt dat er gebeurt

Pas op met ontkenningen. Iedere gedragsdeskundige weet: wat je noemt, krijgt de aandacht. Denk aan het bekende voorbeeld: 'denk niet aan een roze olifant'. En hup: je ziet in gedachte een roze olifant. Dus voorkom liever zinnen met 'niet' of 'geen'. Beschrijf wat je wél wilt.

Actief taalgebruik

Vermijd de woorden ‘worden’ of ‘zijn’. Die zorgen voor slome en bureaucratisch klinkende zinnen. Die manier van schrijven staat ook bekend als ‘de lijdende vorm’ of ‘passief taalgebruik’.

Door van passieve zinnen actieve zinnen te maken, worden je zinnen ook automatisch korter. Een bijkomend voordeel.

Voorkom naamwoordstijl

Als je formeel schrijft, ben je snel geneigd om werkwoorden te veranderen in zelfstandige naamwoorden. Dat heet naamwoordstijl. Op het eerste gezicht lijkt je tekst daardoor misschien netter en deftiger, maar voor de lezer is het erg lastig en bovendien saai.

Een paar voorbeelden:

Voorkom tang- en propconstructies

Zet geen woorden tussen de elementen van een zin die bij elkaar horen. Dus niet tussen het onderwerp en het werkwoord. Dat heet een tangconstructie. De lezer raakt hierdoor in verwarring, want hij snapt pas aan het eind  wat je bedoelt. Je doet onnodig een groot beroep op zijn geheugen.

Tangconstructie herkennen

Je herkent een tangconstructie vaak omdat vrijwel aan het begin van de zin een komma staat. Daarna volgt een korte zin die ook met een komma eindigt. En vervolgens gaat de eerste zin weer verder. Soms zijn er haakjes of gedachtenstreepjes gebruikt in plaats van komma's. Je voorkomt automatisch de tangconstructie als je je houdt aan de regels voor leestekens.

Bijvoorbeeld:

Propconstructie herkennen

Een andere vorm is de propconstructie. Daarbij worden zoveel mogelijk woorden na ‘de’ of ‘het’ achter elkaar 'gepropt' die allemaal een eigenschap van het daarop volgende zelfstandig naamwoord zijn. Dat kost heel veel leesconcentratie. Vaak zie je daarbij ook de lastige naamwoordstijl terugkomen.

Vermijd twijfel

Wellicht zijn wij ietwat te scheutig met twijfelwoorden in onze teksten. In voorkomende gevallen zouden we daar waar mogelijk eventueel het teveel aan twijfel uit onze teksten kunnen verwijderen.

Natuurlijk zijn deze twee zinnen overdreven. Maar ga maar eens na hoe vaak je dit soort woorden leest. Of zelf gebruikt.

Vertaald in heldere taal staat er in geschreven:

Misschien gebruiken we teveel twijfelwoorden in onze zinnen. Dan kunnen we het teveel aan twijfelwoorden uit onze zinnen halen.

Daar zit nog altijd de mogelijke twijfel in, maar zonder overdrijven. Dus bij twijfel is 1 woord ook wel genoeg.

Veelvoorkomende twijfelwoorden

• daar waar mogelijk
• daar waar nodig
• eventueel
• in geval van of als
• in voorkomende gevallen
• misschien
• wellicht
• zouden
• kunnen

Dit is natuurlijk geen uitputtende lijst. Maar blijf scherp op te veel twijfel in jouw tekst. Dat maakt de tekst veel te zwak en indirect.

Bijvoorbeeld:

Voorkom zinloze aanlopen

In heldere taal schrijf je kort en actief. Voorkom daarom zinloze aanlopen. Dat zijn woordconstructies of zinsdelen die eigenlijk niets toevoegen aan de tekst. Toch staan ze te vaak in onze teksten.

Bijvoorbeeld:

Voorkom beeldspraak en uitdrukkingen

Als iemand beeldspraak niet (her)kent, komen de woorden letterlijk over. Dat is vaak het geval bij anderstaligen of lezers met een lage taalvaardigheid. Die kennen minder spreekwoorden, gezegden of veelgebruikte uitdrukkingen. En dat maakt jouw tekst in een klap ingewikkelder of zelfs niet meer te volgen.

Wees daarom altijd duidelijk en direct. Schrijf wat je bedoelt te zeggen en fraai het niet op met beeldspraak, uitdrukkingen of citaten. Houd het eenvoudig voor jouw lezer en ga er niet vanuit dat die dezelfde taalkennis heeft als jij.