Elke overheid is verplicht haar burgers zo goed mogelijk te informeren. Dat gebeurt op een actieve manier via de pers, publicaties, het internet, enz.

Maar om de openheid en de transparantie van de werking van het stadsbestuur te bevorderen, voorziet de wetgever de mogelijkheid voor iedereen die dit wenst om bestuursdocumenten te raadplegen. Dit noemen we de passieve openbaarheid.

De wijze waarop een aanvraag dient te gebeuren en hoe het stadsbestuur een aanvraag dient af te handelen, wordt beschreven in het Vlaams bestuursdecreet van 7 december 2018, Hoofdstuk 3 Toegang tot bestuursdocumenten.

Hierin staat onder meer dat je binnen 20 dagen een antwoord moet krijgen op je aanvraag.